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大中小型企事业单位电话录音解决方案
一、建设背景
 万邦G102型号采用USB接口,支持热插拔,它同时具备录音,留言二大功能,是我司专门针对中小型企事业单位研发的一款迷你型录音系统,它具备安装简单,操作方便等特点。
该系统适用于一些电话线路较少的中小型企事业单位,如快餐店,花店,前台咨询热线,800免费热线,学校的招生热线,黄金交易热线,珠宝店的售后服务热线,电器中心的销售热线等等。
万邦电话录音系统可以为中小型企业各级领导和管理人员提供准确、及时的分析数据,提高管理的科学性和工作效率,促进中小型企业管理工作合理化、规范化、系统化。
二、应用需求与功能
1、运用现代化的技术,为中小型企事业单位提供现代化的管理手段,提高管理部门信息的收集、处理能力,为各级领导和管理人员提供准确、及时的分析数据,提高管理的科学性和工作效率,促进企业管理工作合理化、规范化、系统化。
2、万邦电话录音系统同时具备客户信息管理系统,如快餐店,可以通过客户信息弹屏建立属于自己的客户资料库。当客户来电时,可以在计算机中弹出客户的详细信息,如姓名,电话,送餐地址等等。而不用工作人员每次听到电话时都繁锁地问候客户,请问您贵姓,你的送餐详细地址哪里,你的联系电话是什么?万邦电话录音系统可以帮助中小型企业把工作化繁为简,提高工作效率,提高客户满意度。
3、花店工作人员常常因为工作繁忙,没有记清楚用户的送花地址,常常出现迟送,误送的情况。使用了电话录音系统以后,在为客户送花之前可以通过回放录音文件核对清楚客户的详细地址。
4、留言功能,当无人值守可启用留言信箱。如某电器中心,用户在无人值守的时候打入电话可以自动进入留言信箱:您好,欢迎致电某某电器售后服务部,现在是下班时间,请您留下你的联系方式,我们的工作人员将尽快与您联系。用户可以在留言信箱留言,如:我使用了贵公司某某型号的电视机,现在故障情况是播放画面不清晰,请尽快安装技术人员上门维修,我的地址是:XXX,电话是:XXX。那么,电器中心的工作人员可以根据客户留下的联系方法与客户联系。从而让电器中心真正实现24小时值班,提高企业形象。
5、语音提示功能:当客户打电话进来时,可自动发出提示:您好,欢迎致电某某珠宝中心,101号客户代表为你服务。从而提高企业的形象。
6、商场上,如何集体分析客户电话商谈时的心理,如珠宝公司的销售人员、管理人员可以从录音数据中去分析客户是否是对珠宝的设计款式不满意,还是对珠宝的价格不满意,从而共同制定业务对策?
三、方案设计
根据中小型企业电话线路较少的特点,方案推荐使用万邦G102型录音设备进行录音, 将分机或直线电话等直接通过高阻并联连接到录音设备中集中录音。从中小型个业单位对语音数据安全性、稳定性及大容量的存储要求及保存期限考虑,所以建议使用配置较高,性能较为稳定的计算机,同时录音设备进行了全方位的设计配备,满足中小型企业用户的各种功能要求:如来电显示、通话统计、权限管理、录音查询、故障报警、客户端监控管理等。
四、产品清单
1、TX2006G102高级版*1套=2路(G102为2路高级版录音盒)
2、计算机1套,用户可自行购买,计算机的配置如下:
基本配置 型号 备注 建议配置 型号 备注
硬盘 80GB   硬盘 250GB或更高 由于中小型企业的话务量较大,且录音数据保存的期限相对较长,所以需要配置质量较为稳定,容量较大的硬盘。
主板 支持赛扬D系列或更高   主板 工业级主板 基于稳定性考虑,所以建议使用工业级计算机主板。
CPU 赛扬D系列或更高   CPU 奔腾4系列或更高  
内存 256MB   内存 512KB内存  
DVD刻录机   DVD刻录机 某些重要的录音数据,可以刻录到DVD光盘作永久性保存。
五、功能实现:
实时录音:当被监听设备使用时,系统便自动进行录音,系统把语音信号以数字化语音格式写入硬盘。同时系统记录其通话日期、时间和当前通话时间等信息。如果该被监听设备为电话线路,还可以记录打出电话的外线号码或打入电话的来电号码,挂机时系统便会自动停止录音。
实时监听:当被监听设备使用时,系统可以通过有源音响或耳机对任意一路当前通话的通道进行实时监听,监听时不会影响通话双方,也不会影响录音质量。
来电弹屏:电话打入时,座席电脑屏幕即时弹出来电号码及详细的客户信息。可按联系人、公司名称分组列表显示,方便操作。支持用户权限管理,不同等级不同权限,黑名单,VIP客户电话号码自动提醒,来电信息并可按要求发送到指定通道或座席或工作组。
客户业电时,可直接在计算机上弹出客户的信息,这样可以让客席人员知道将要与哪位客户通电话,提高工作效率。
来电统计:对所有拨入的电话按来电号码、通道、来电号码、呼叫时间、话务类型、通话时长等进行统计。
去电统计:对所有拨出的电话按来电号码、通道、来电号码、呼叫时间、话务类型、通话时长等进行统计。
未接记录:外线呼入后,电话没有接听,该电话则自动进入未接记录,让企业不会错过任何一个电话。
网络查听:通过客户端软件在网络客户端对录音服务器进行录音查听。
录音查听:可按来电号码或拨出的电话号码、中继、分机、通话时间、时长,自动判断拨出拨入方向、市话还是长途条件进行查听;支持模糊检索;对录音、备份资料进行快速、简洁的回放查听。
远程管理:系统可以设置自动向远程服务器备份,每个分点电话的录音系统实时通过FTP向指定的服务器进行自动备份,在远程服务器上可以直接进行管理,而不需到每个分点当地端上查听,有利于节省管理成本,提高效率。
自动备份:对于有些重要的录音数据,可以通过此功能对其进行自动备份,以防止系统在遇到不可预料的故障时,数据可以恢复。系统具有自动同步双备份功能,也可通过系统手工备份到您想要保存的目录或刻录光盘永久保存。
资料导出:录音数据如有需要则可以使用此功能导出WAV格式,可在任意计算机上使用自带的播放器即可播放。
密码管理:用户可根据具体使用情况增加或删除登陆用户,功能密码权限分配管理。
多种录音方式:具有压控、键控等多种录音方式选择,每条线路均可设置不同的录音方式或不录音。
多硬盘录音功能:最大可以设置4个硬盘或分区进行录音,多种语音压缩比例,支持A率PCM和ADPCM多种语音编码格式,1倍,2倍,4倍压缩比, 80G硬盘最多可录音12000小时。
日志管理:系统具有完整的操作日志,可以记录对系统的所有操作。
循环录音:可设置自动清除,系统自动清除最先录音的资料,如:当单个硬盘剩余空间
小于800M(自定义设置),自动清除录音文件200M(自定义设置),从而达到系统自动循环录音,以保证系统常年不间断运行,免去维护烦恼。
线路管理:对线路进行电话号码及使用者姓名注释,管理方便一目了然。也可设置24小时录音或分时间段录音,最大可设置3个时间段。
特殊号码设置:可设置特殊电话号码,系统将自动作不录音处理。
电话管理功能:强大的电话管理功能,可以对所有的拨入、拨出电话进清单列表、打印等。
留言信箱:当无人值守时,可自动进入留言信箱。例如,当客户来电时,在无人值守的情况可进入留言系统,如:我对贵公司的某某商品非常有兴趣,想了解详细信息,我的联系方法XXXXXXXX,那么,公司的销售人员可以根据客户的留下的联系方法对客户进行回访。
语音提示:可以自动发出提示,当客户来电时,自动发出语音提示,如101客户代表为你服务。提高企业形象。
六、网络拓扑图
 
七、系统核心价值体现:
万邦电话录音系统的价值不仅仅是体现是在录音,它做到了很多非常细致的地方。例如,每次客户来电,我们的座席人员的电脑都可以快速显示来电者的资料与来电号码,不用我们手工去记录这些,再者,也让我们的座席人员知道,我们将要与哪个客户谈话,可以快速提高我们工作人员的效率。例如,座席人员从从客户弹屏系统中看到吴先生的来电,马上发出问候:“你好,吴先生,您订购的某某商品已经到货,我们马上安排送货上门给您”。除了可以提高座席人员的工作效率,还可以令客户的满意度大大提升。
还有,从员工的通话记录中看可以看出,部分新来的员工对商品信息不熟悉,销售技术不够灵活,我们针对员工的特点进行专门的培训。有些客户所反映的问题,如果不是很重要的话,我们可以过后再重听电话录音,然后再进行处理,这样有利于我们安排每日的工作行程。
为了避免某些客户在订购商品的时候,由于一时口误,说错了姓名、送货地址,导致公司不能及时把商品送到用户手中等情况,我们在送货之前可以通过录音数据进行核对用人的姓名、送货地址等信息。同时,录音数据也是事后分清责任、监督工作的重要管理手段和分析依据。
八、产品参数
Ø  输入:每张卡8路,最大可以装64路。
Ø  阻抗:高阻>200K欧姆
Ø  压控摘挂机电压门槛值:18V(可调16V-40V),软设定 
li>信噪比:50db
Ø  频率响应:300-3400HZ
Ø  语音编码:依照G.723 标准,5.3K
Ø  采样频率:8KHZ
Ø  数位方法:5.3Kbps
Ø  录音方式:可压控、键控、可以进行软设定
Ø  录音时间:没有限制,12000小时/通道
Ø  存放文件:WAV
Ø  放音输出接口:耳机插座
Ø  功耗:150W MAX
Ø  温度:+5度-+40度
Ø  湿度:5%-85%
Ø  MTBF:24小时不间断运行,100000h
九、附:部分软件界面
1、TX2006普通版服务端主工作界面


4、综合查询界面:如下图所示,销售部小陈在2006年4月23日的录音都会被查找出来。

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